Kennst du das? Kaum hast du ein To Do abgehakt, kommen 10 neue dazu. Und du hast das Gefühl, dass deine Liste immer länger wird. Und dann sitzt du vor deinem PC, schaust auf deine Post its und dein Trello Board mit gefühlt 1.000 Aufgaben und weißt nicht, wo du anfangen sollst?

Mal setzt dich das extrem unter Strom und mal demotiviert es dich. Und beides fühlt sich sch…. an, oder? Vor allem führt es dich nirgendwo hin. Entweder weil du dich total stresst oder am Ende dann gar nichts machst.

Die gute Nachricht ist: Du kannst dir helfen, um entspannt und motiviert zu bleiben. Indem du Prioritäten setzt und deinen Zielen dabei immer ein Stückchen näher rückst.

Klingt geil? Ist geil!

Prioritäten zu setzen heißt nämlich, jeden Tag neu zu entscheiden, welche Aufgaben du erledigen möchtest und welche nicht. 

Was super hilfreich ist, um deine Aufgaben zu priorisieren:

• Ein Ziel zu haben
• Zu wissen, was du willst und wo du hinwillst
• Eine To Do Liste zu haben, auf der du alle Aufgaben sammeln kannst. Weil aus deiner To Do Liste deine Prioritätenliste wird

An welchen Orten du deine To Do`s sammeln kannst:

• Trello: um alle To Do`s zu sammeln (natürlich geht auch ein anderes Tool deiner Wahl)
• Kalender: um alle fixen Termine und Meetings einzutragen
• E-Mail Posteingang: hier sind alle und möglichst auch nur die E-Mails, die noch offen sind oder von dir bearbeitet werden müssen
• Briefablage: Für alle analogen Dinge, z.B. Zeitungsartikel zum Lesen, Notizen aus einer Fortbildung oder Briefe, usw.

Und so kannst du Schritt für Schritt deine Aufgaben priorisieren:

• Bereite jeden Tag schon am Vortag vor. Schaue dafür in deinen Kalender und gehe alle Termine und Meetings für den Tag durch (geschäftlich + privat). Schreibe dir alle Termine auf deine Tages-To-Do-Liste z.B. in Trello, in deinem Notizbuch oder auf einem Block auf.
• Frage dich danach, wie viel Zeit dir zwischen und nach den Terminen und Meetings überhaupt noch insgesamt überbleibt. Weil: nur wenn du deine Kapazitäten kennst, kannst du die richtigen Prioritäten setzen und dadurch deinen Tag planen. Gehe alle Aufgaben/To Do`s auf Post its, deinem Trello Board, in deinen E-Mails und deiner Briefablage durch. Und entscheide, welche die 2-3 wichtigsten Aufgaben sind. Diese Fragen helfen dir dabei: 
  • Was ist mir wichtig? 
  • Was bringt mich an`s Ziel? 
  • Ist eine Aufgabe wichtig, damit ein anderer übernehmen/weitermachen kann?
  • Ist eine Aufgabe dabei, die kritisch oder zeitkritisch ist, dass ich sie unbedingt angehen muss?
• Wenn du deine wichtigsten Aufgaben ausgewählt hast, schreibe sie auf deine Tages-To-Do-Liste unter deine Termine oder Meetings. Dabei ist noch was wichtig: Schreibe hinter jede Aufgabe deine Einschätzung, wie lange du voraussichtlich dafür brauchst. 
• Und weil im Leben meistens alles anders kommt als geplant: denk daran, genug Puffer einzuplanen. Weil du dann trotz aller Planerei flexibel bleibst und sogar mal spontan sein kannst (bei schönem Wetter skifahren oder schwimmen gehen, oder spontan eine Fortbildung machen). 

Und noch ein letzter Tipp: erledige deine Aufgaben am besten immer zum nächstmöglichen Zeitpunkt, anstatt auf den letzten Drücker. 

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